【G Suite】連絡先を社内で共有する方法
G Suiteを契約して利用していると
連絡先を社内の複数メンバーで共有したいことがあると思います。
G Suiteの基本機能では、
外部アドレスを社内の全メンバーに共有することはできません。
運用で回避する必要があるのですが
回避するために「委託」という機能を使用します。
1.共有元のメニューから「連絡先」を開きます。
2.「連絡先」のメニューから「アクセスを委託」を選択します。
3.ポップアップした画面の「代理人の招待」をクリックします。
4.連絡帳を共有する相手(社内メンバー)を選択し、「送信」をクリックします。
5.「完了」を選択します。
※連絡帳の共有元の作業は以上です。
さて実際に、共有されたアドレスを使ってメールを送信するのですが
残念ながら「Gmail」のメニューからは委託されたアドレスを
直接選択することはできません。
ではどうするのか。
まず最初に「連絡先」から、共有されたアドレスを選択する必要があります。
6.連絡帳の共有先のメニューから「連絡先」を選択します。
7.「連絡先」のメニューに「委託者:XXXXX」が追加されているので、選択します。
※共有された(委託された)アドレスが表示されます。
8.送信したい宛先アドレスを選択し、上部のメールアイコンをクリックします。
※メールアイコンをクリックすることで、メール送信画面が表示されますので
通常通り、件名と本文を入力して送信してください。
9.一度送信したアドレスは、オートコンプリート機能で、その他のアドレスに追加され
次回以降は、「Gmail」のToの「連絡先を選択」から、
「すべての連絡先」からアドレスを選択できるようになります。
恐らく、皆さんがイメージする理想通りの動作ではないのですが
このような運用で、アドレス帳を社内で共有できます。
ただ、委託できるメンバーは最大25名のようなので
それ以上で共有したい場合は、
有料のサービスを追加する必要があると思います。